Privacyverklaring
Wij dragen zorg voor de privacy van bezoekers van onze website en van onze klanten, leveranciers en medewerkers. Daarom kiezen wij ervoor om de persoonlijke informatie die je ons geeft zo zorgvuldig en vertrouwelijk mogelijk te verwerken.
In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we jouw privacy hierbij waarborgen en welke rechten je hebt. Indien je wil weten van welke cookies wij gebruik maken, kun je dat lezen in onze cookie policy.
Verwerkingsverantwoordelijke
Cobytes B.V.
Industrieweg 27
3401 MA IJsselstein
Hierna te noemen “Cobytes” of “wij”.
Privacybeleid
Wij, als Cobytes, respecteren jouw privacy. Daarom hebben wij een privacybeleid dat in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679. Op basis hiervan behandelen wij de persoonlijke informatie die je ons geeft zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Door het bezoeken van de website van Cobytes en door gebruik te maken van de diensten die Cobytes aanbiedt, verwerken we jouw gegevens overeenkomstig met de voorwaarden zoals in deze privacy policy opgenomen. Deze privacy policy is van toepassing op alle dienstverlening van Cobytes.
Persoonsgegevens
Cobytes verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:
- gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
- de website van Cobytes bezoekt;
- een zakelijke relatie met Cobytes hebt;
- solliciteert bij Cobytes.
De meeste persoonsgegevens van jou die wij verwerken lever je zelf aan. Om welke specifieke persoonsgegevens dit gaat, hangt af van de betreffende dienstverlening. Persoonsgegevens die wij gebruiken om jou te kunnen helpen zijn onder andere jouw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, NAW-gegevens, bedrijfsgegevens en serverlogs.
Daarnaast verzamelen wij ook jouw persoonsgegevens via de cookies op on ze website. Hier kun je meer over lezen in onze cookie policy.
Doeleinden van verwerking persoonsgegevens
Cobytes verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Communicatie. Wij gebruiken persoonsgegevens om contact met je op te kunnen nemen indien noodzakelijk, bijvoorbeeld als je het contactformulier ingevuld hebt of om jou te informeren over onze dienstverlening.
- Uitvoeren van overeenkomst of contract. Wij verwerken persoonsgegevens van klanten en leveranciers ter voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van overeenkomst en, zoals het digitaal beantwoorden van de klantvraag en het uitvoeren van werkzaamheden aan het hostingplatform.
- Administratie. We verwerken persoonsgegevens van klanten en leveranciers om de (financiële) administratie te kunnen voeren.
- Personeelsadministratie. We verwerken personeelsgegevens om de personeelsadministratie te kunnen voeren.
- Sollicitatieprocedure, zowel bij een open sollicitatie als een reactie op een vacature.
- Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe verplicht zijn op de grond van de geldende wet- en regelgeving.
Jouw gegevens worden ook verwerkt voor statistische doeleinden, zoals onderzoek naar het gebruik van de website, zodat Cobytes in staat is de gebruiksvriendelijkheid van de website te verhogen.
Grondslagen voor de verwerkingen
Wij verwerken jouw persoonsgegevens omdat je hiervoor toestemming heeft gegeven, omdat we deze nodig hebben voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met jou, omdat we een wettelijke verplichting hebben of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Indien je ons toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, kun je deze toestemming op ieder moment in trekken door contact met ons op te nemen.
Sociale media
Indien je met ons communiceert via één van onze sociale mediapagina’s, ontvangt Cobytes jouw persoonsgegevens waaronder je (gebruikers)naam, telefoonnummer en e-mailadres. Alle gegevens die Cobytes middels de communicatie via sociale mediapagina’s ontvangt, zoals jouw NAW-gegevens, worden opgeslagen. Deze gegevens worden gebruikt ter uitvoering van de overeenkomst.
Persoonsgegevens delen met derden
Wij kunnen jouw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden, zoals een telefoondienst. We delen deze gegevens uitsluitend ter uitvoering van de overeenkomst of met jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor.
Als wij jouw gegevens delen met derden leggen wij deze derden de verplichting op om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan en deze goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die gevestigd zijn buiten de Europees Economische Ruimte (EER) nemen we waar nodig extra maatregelen.
Bewaartermijn
Cobytes bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. In sommige gevallen zullen wij jouw persoonsgegevens moeten bewaren om te voldoen aan de op ons rustende wettelijke bewaarplichten.
| Soort gegevens | Bewaartermijn en reden |
|---|---|
| Gegevens van klanten | Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je een klant bent van Cobytes. Als de klantrelatie wordt beëindigd, bewaart Cobytes jouw gegevens maximaal één jaar, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat zoals facturen. |
| Gegevens van leveranciers | Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang wij een lopende overeenkomst hebben of zolang als je onze contactpersoon bent voor de leverancier en zolang we daartoe verplicht zijn door de wet. |
| Gegevens van bezoekers van onze website | Jouw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met onze cookie policy. |
| Gegevens van medewerker | Persoonsgegevens van medewerkers worden bewaard zolang de medewerker in dienst is bij Cobytes. Als dit dienstverband wordt beëindigd, bewaart Cobytes deze gegevens maximaal één jaar, met uitzondering van een gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. |
| Gegevens van sollicitanten | Jouw gegevens als sollicitant worden maximaal drie maanden na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard. |
Jouw recht en met betrekking tot jouw persoonsgegevens
Jij hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Cobytes. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Indien je een verzoek wil indienen voor de uitvoering van jouw recht kun je contact opnemen met Cobytes via privacy@cobytes.com.
Indien je een klacht hebt over onze gegevensverwerking verzoeken we je om deze telefonisch of per e-mail bij ons te melden. Uiteraard hopen wij hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Om jouw persoonsgegevens zorgvuldig te beheren treft Cobytes passende beveiligingsmaatregelen. Het betreft zowel technische als organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en/of onrechtmatige verwerking. Een aantal van deze maatregelen zijn:
- Onze website is beveiligd met een SSL-certificaat waardoor vertrouwelijke informatie versleuteld wordt verzonden;
- Onze website is voorzien van firewalls;
- Onze software is up-to-date;
- De ruimtes waar jouw gegevens worden opgeslagen zijn beveiligd;
- Alleen bevoegde personeelsleden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
- Indien van toepassing sluiten we overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw gegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.
Wijziging privacy policy
Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy policy. De meest actuele privacy policy vind je altijd in onze privacy policy. Deze privacy policy is voor het laatst gewijzigd op 16 januari 2024.
