Dat flexibiliteit, efficiëntie en veiligheid cruciaal zijn voor groei, daar kan Paul Homan over meepraten. Bij Unframed, een creatief en technisch bureau gevestigd in Wormerveer, hebben ze deze principes omarmd. Paul is als CTO verantwoordelijk voor de realisatie van digitale toepassingen zoals websites en applicaties. Hij besloot enkele jaren geleden tot rigoureuze veranderingen om beter en sneller te gaan werken.
Paul, je bent samen met Robert gestart. Wat waren jullie grootste uitdagingen in de start-up fase?
“Destijds deden we alles zelf, inclusief de backend-werkzaamheden van de websites. We werkten veel met externe krachten en deden alles handmatig. Het gebrek aan structuur was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Het resulteerde in veel FTP’tjes. Als ik eraan terugdenk, kon je de klok erop gelijk zetten dat het op een bepaald moment fout zou gaan. En dat was ook zo” herinnert Paul zich. “Iemand vergat een keer een bestandje waardoor de hele website uitviel. Dat was aanleiding voor verandering.”
Jullie hebben het roer volledig omgegooid en zijn fundamenteel anders gaan werken. Wat was de belangrijkste reden?
“Onze adhoc werkwijze van ‘u vraagt, wij draaien’ was simpelweg niet houdbaar. We realiseerden ons dat we meer structuur nodig hadden, de kwaliteit omhoog moest en we meer grip op releases moesten zien te krijgen. We hebben meer personeel aangenomen en zijn fundamenteel anders gaan werken door over te stappen op gestructureerd versie- en releasebeheer. Deze verandering was cruciaal voor verdere groei.”
Cruciaal voor groei, zeg je. Betekent dat dat het een makkelijke beslissing was om over te stappen op gestructureerd versie- en releasebeheer?
“Nee, we gingen niet over één nacht ijs. Sterker nog, ik dacht dat het voorstel van Cobytes een brug te ver was voor ons, omdat we het erg druk hadden en geen ervaring in deze nieuwe werkwijze hadden. Achteraf gezien kan ik ook niet zeggen dat het mij is meegevallen, in de zin dat het een gigantische impact op onze bedrijfsvoering had. Je gaat zagen aan het fundament van de organisatie. De dingen die wij vooraf zagen bleken het topje van de ijsberg. De keuze om dit extern te beleggen en door Cobytes te laten begeleiden, bleek een verstandige. Je doet het er gewoon niet ‘ff’ bij.”
Hoe verliep het implementatieproces?
“Eerst bespraken we wat ervoor nodig was, ook ten aanzien van de beschikbaarheid van mensen. Cobytes stelde een plan op voor de overstap naar een nieuwe server en de wijze van automatiseren. Dit werd voor een groot deel op afstand uitgevoerd. Daarna pasten we onze code aan voor het OTAP-protocol, met een dedicated team om geen vertraging op te lopen. Ten slotte namen we het systeem in gebruik, wat veel tijd kostte, maar Cobytes begeleidde ons continu tot het moment dat we onze projecten zelfstandig konden uitvoeren.”
Wat was de grootste verandering in jullie werkwijze?
“De structuur in onze werkzaamheden. Dus ‘u vraagt, wij draaien’ kon niet meer. Gestructureerd releasebeheer vereist planning en voorbereiding. Dit betekende een hele andere werk- en denkwijze. Cobytes regelde de technische inrichting. Zij leverden een kant-en-klare basis op, waarin wij onze processen konden inrichten. Een fundamentele omslag, waardoor we als bedrijf enorme stappen hebben kunnen maken.”
Wat vraagt gestructureerd versie- en releasebeheer van je mensen?
“Je moet begrijpen wat versiebeheer inhoudt en hoe je dat op een goede manier kan inzetten. Vroeger moesten we letterlijk een kopie van een website ergens plaatsen, dan de database neerzetten, dan met elkaar verbinden, en dan werkte het – hoopten we. Tegenwoordig kunnen we gewoon een script oproepen en dan wordt de website automatisch geïnstalleerd waardoor alles direct op de juiste plek staat. Dat betekent dat het opzetten van een basiswebsite zoals wij die installeren ons per project al 10 tot 20 uur werk bespaart. Een wereld van verschil!”
Wat zijn de voordelen voor jullie nu in de dagelijkse praktijk?
“We besparen ontzettend veel tijd omdat we onze technische basis kunnen hergebruiken. En dat resulteert ook in een kostenbesparing, waar onze klanten van meeprofiteren. Dankzij automatisering zijn onze productieomgevingen veiliger en statisch; code wijzigen kan niet meer. Dit vermindert het risico op hacks aanzienlijk. Vóór dit project hadden we bijna elke drie maanden wel een keer een gehackte website. Nu zijn hacks bijna volledig uitgesloten, dus de veiligheid is echt een stuk beter.
We zijn nu ook schaalbaar doordat we geautomatiseerd uitrollen, waarmee we sneller een nieuwe omgeving neer kunnen zetten. Doordat het team met versiebeheer werkt, snappen ze van elkaar wat ze aan het doen zijn, waardoor ze makkelijker samenwerken. Zoals je merkt kan ik eindeloos veel voordelen noemen.”
Wat zorgde ervoor dat Cobytes het vertrouwen gaf dat ze deze klus konden klaren?
“Cobytes blinkt uit in service en verantwoordelijkheid, hun commitment is ongekend. Ze hebben echt hart voor de zaak en ze zetten altijd een stap extra. Tijdens de projecten hadden we erg korte lijntjes, en het helpt ook als je elkaar aardig vindt. Dat was zeker het geval. Hun ervaring met gestructureerd releasebeheer en geautomatiseerde deployments gaf ons extra vertrouwen, vanuit daar hebben we gezegd: oké, ga maar doen!”
Met de kennis van nu, wat zijn de belangrijkste lessen voor bedrijven die dit traject nog moeten doorlopen?
“Zorg ervoor dat je commitment hebt vanuit je team. Het team moet begrijpen wat de voordelen zijn, inclusief tijdsbesparing door nieuwe werkwijzen. En sta open voor verandering; dit traject raakt alle bedrijfsaspecten. Wees bereid om kritisch naar je huidige processen te kijken en accepteer dat aanpassingen nodig zijn. De impact is groot en misschien heb je andere mensen nodig. Maar het is het allemaal waard: als wij deze stap niet hadden genomen, dan waren we nooit gekomen waar we nu staan!”
Over Unframed
Unframed maakt bedrijven, merken en organisaties beter op technisch en creatief vlak. Met ruim 30 creatieve en digitale specialisten biedt Unframed diverse diensten zoals strategisch advies, website- en applicatieontwikkeling, merkenbouw, een creatieve studio voor online en offline communicatie en het ontwikkelen van campagnes. Unframed heeft een brede klantenportefeuille waaronder ABS Autoschadeherstel, Allshoes, Forbo, Festival Travel, Bravilor Bonamat en Decolegno.
En voor al die diverse diensten zijn systemen onmisbaar. Cobytes ondersteunde Unframed bij het structureren van de digitale aanpak, het optimaliseren van de beveiliging van die systemen en bij het oplossen van operationele uitdagingen.
keuzehulp
